Notulen ALV d.d. 18 januari 2022 om 20.00 uur, digitaal via Teams (i.v.m. Covid-19-maatregelen)
De secretaris neemt kort de regels door voor deze wijze van vergaderen met de aanwezigen. Stemmen gaat via de chatfunctie van Teams en ook vragen kunnen via de chatfunctie gesteld worden.
1. Opening door de voorzitter
De voorzitter, Barbara van der Wateren, heet iedereen welkom. De ALV is net als vorig jaar digitaal in verband met de Coronamaatregelen die van kracht zijn. De voorzitter neemt de agendapunten kort door die aan de orde zullen komen tijdens de vergadering. We nemen afscheid van de oude website en gaan over op een nieuwe die een koppeling met de KNLTB mogelijk maakt.
2. Mededelingen van het bestuur
De secretaris, Esther van Overbeek, meldt dat er ruim voldoende stemgerechtigde leden aanwezig zijn bij de digitale vergadering voor een rechtsgeldige stemming en besluitvorming. We hebben momenteel 439 leden, van wie 334 stemgerechtigd zijn.
Er zijn 37 stemgerechtigde leden aanwezig.
Afmeldingen ALV: Alan Kaestner, Petra Verweij
Afgelopen jaar overleden: Bert Calvelage.
Commissieleden die stoppen:
Loes Furtjes (jeugdcommissie) -> Ingeborg Pronk komt voor haar in de plaats. Natasja Hendriks is eveneens gestopt bij de jeugdcommissie. Michiel Keuss (onderhoudscommissie) stopt.
Marja van Beijnum is gestopt met de organisatie van de schoonmaak.
Zij is bezig met het vinden van een schoonmaakbedrijf. Loes, Natasja, Michiel en Marja worden hartelijk bedankt voor hun tomeloze inzet voor de club en zullen zeer gemist worden.
Bij de rondvraag wordt nog aangegeven dat Rosanne de Jong eveneens heeft aangegeven te stoppen met de redactiecommissie. Patries v.d. Velde heeft zich inmiddels aangemeld voor de redactiecommissie.
Uitslag enquête
Helaas is de enquête maar door ongeveer een kwart van de leden ingevuld. De uitslag wordt nog gedeeld met de leden. Als belangrijkste komt het volgende naar voren:
- Accommodatie: wensen van leden: andere ligging van kantine (zonneterras), 1 of meer padelbanen (ongeveer 50%); gravel heeft nog steeds de voorkeur, al is er steeds meer behoefte aan all weather banen; de meerderheid vindt het vervelend om te moeten verhuizen of zou in ieder geval binnen de dorpsgrenzen willen blijven, mocht een verhuizing aan de orde komen; kantine kan gezelliger aangekleed; buitenterras heeft een opknapbeurt nodig;
- Aanbod tennis: genoeg aanbod; de meeste leden vinden het makkelijk om iemand te vinden met wie ze kunnen tennissen; een aantal wil graag tossen of een groepsapp; tennisles: kan verbetering in komen;
- Communicatie: voldoende communicatie naar de leden toe; graag snellere reactie bij verzending e-mails van leden; graag nieuwsbrieven / laten weten wanneer de banen onbespeelbaar zijn (eventuele plaatsing webcam wordt besproken); meer dan de helft kijkt op de website. Website zou duidelijker/actueler kunnen; vrijwel iedereen gebruikt de KNLTB ClubApp; tips: laddercompetitie koppelen aan de KNLTB ClubApp, nieuwe ledenintroductie, meer redactionele stukjes via social media. Michiel: padel zou eventueel op de plek van de tafeltennistafel bij baan 1 of 2 kunnen komen of bij baan 3 of 4 tussen TVV en DSOV. Dat is grond van de gemeente waar niets mee gebeurt nu.
Dienstenreglement wordt verruimd met andere diensten. Er zijn lichte klussen die gedaan kunnen worden (prullenbakken legen, ramen lappen kantine, etc.). Daar kan je je in de toekomst ook voor aanmelden zolang er genoeg leden zijn om de bardiensten te vervullen. Bij aanvang van het seizoen wordt nog eens heel duidelijk met de leden gecommuniceerd wat er van je verwacht wordt als je een dienst hebt. Marktkooplui maken gebruik van het toilet. Hier zou een vergoeding tegenover moeten staan.
3. Notulen van de ALV van 19 januari 2021
TVV is per seizoen 2022 een rookvrije vereniging. Statuten moeten worden gemoderniseerd en aangepast (o.a. het boekjaar moet worden aangepast). Op zoek naar een notaris. Frank kent een notaris die het wellicht wil oppakken. De notulen worden goedgekeurd door de ALV.
4. Ingekomen stukken
Marja van Beijnum: graag camerabeveiliging op het park en in de kantine i.v.m. diefstal gereedschappen/fiets. Ben Ewals bericht dat dit is voorgelegd aan een expert. è Advies: fietsen binnen het hekwerk plaatsen. Vaak zijn dieven niet herkenbaar in beeld, dus daarom vaak niet effectief. è Michiel: een webcam zou al fijn zijn om te kijken of banen bespeelbaar zijn. è We houden het op de agenda om nader te bespreken.
5. Financieel verslag
De penningmeester, Lonneke van der Burg, meldt dat er dit jaar weer een Coronabegroting is gemaakt en een “gewone” begroting. Er is een goed resultaat door een hogere kantineopbrengst, meer leden en we hebben € 12.000,- aan Coronasubsidie gekregen. Deze subsidie hebben wij vorig jaar al gekregen, maar is nu pas goedgekeurd door het ministerie. Voor dit jaar hebben wij € 3.000,- aan Coronasubsidie mogen ontvangen. Kosten baanonderhoud zijn hoger uitgevallen.
6. Verslag van de kascommissie
Nieuwe kascommissieleden: Hanneke Nobels en Marie José Schouten. Décharge verleend mét een opmerking. Er is afgeweken van het boekjaar 1 oktober 2020 tot 30 september 2021. Lonneke legt uit dat dat komt omdat het tennisseizoen verder doorloopt. Dit wordt al jaren zo gepresenteerd. De statuten zullen hierop worden aangepast, zodanig dat het boekjaar gaat lopen van 1 januari tot en met eind december.
7. Begroting voor 2022 en vaststellen van de contributie
Er is uitgegaan van een Coronabegroting (deels open, deels gesloten park). Kantine: schoonmaakkosten gaan flink omhoog omdat we met een schoonmaakbedrijf willen gaan werken. Voorstel om contributie te verhogen met € 2,50 i.v.m. inflatie. Zelfs met een Coronasubsidie van € 3.000,- houden we niet veel over, vandaar de contributieverhoging. Hanneke Nobels ligt namens de kascommissie toe: strikt genomen had (conform de statuten) het boekjaar moeten lopen tot 1 oktober. Bij de stemming gaat de ALV unaniem akkoord met een ontributieverhoging van € 2,50.
8. Verslagen van de commissies
Jeugdcommissie Nicole van Aalst: nieuw jeugdcommissielid Natasja erbij (die inmiddels helaas afscheid heeft genomen). Er waren 2 kennismakingsdagen bij TVV, 17 nieuwe leden uitgekomen.
Welkomstpakketjes gemaakt met o.a. de tennispas en een feestelijk moment van gemaakt voor de nieuwe leden. Dit wordt herhaald komend jaar. Helaas geen voorjaarscompetitie wegens Corona. Gestart met shortgames op woensdagmiddagen om kinderen meer aan het tennissen te krijgen. In het begin veel animo, maar dit werd steeds minder. Ouderkind-toernooi helaas verregend. Deze staat op 3 april op de planning. Ingeborg Pronk is bij de jeugdcommissie gekomen.
Onderhoudscomissie Ben Ewals: Michiel heeft helaas afscheid genomen. Grote opkomst om het park op te starten en af te sluiten. Er komen 4 momenten op de agenda voor groot onderhoud: aanvang seizoen, vóór het Open Toernooi als dat doorgaat, vóór de najaarscompetitie en bij afsluiting park. Voor de kleine klusjes (onkruid wieden, legen vuilnisbakken, ramen lappen, etc.) kun je je vanaf komend seizoen opgeven (verruiming dienstenreglement) i.p.v. het draaien van een bardienst.
Voor deze klusjes heb je een week de tijd om deze uit te voeren. Dit jaar hebben we de netten vervangen. De verwarmingsketel moet vervangen worden. Er is een waterlek bij baan 5 door de waterinstallatie. Dit wordt opgepakt bij aanvang seizoen. De boarding van de banen wordt nagelopen om deze weer strak te trekken. Er wordt gekeken naar mogelijkheden voor ledverlichting. Dit wordt ook bekeken in een groter plaatje -> vervanging banen, padel, kantine met zonneterras, wel of niet verplaatsen. Het idee is om hiervoor een werkgroep te maken.
Technische commissie Mick van Houten: geen voorjaarscompetitie gehad, wel najaarscompetitie. Langer doorgegaan i.v.m. slecht weer. Volgend jaar 5 i.p.v. 7 speeldagen, zodat je minder uitloop hebt. Komend voorjaar 20 competitieteams (8/9 competitie op donderdagavond, vrijdagavond, zaterdag en zondag overdag en op zaterdagavond een nieuw team met damesdubbel). Afwachten of de voorjaarscompetitie doorgaat.
Toernooicommissie Gillano Wahjad: Maarten Obbink heeft zich gevoegd bij de toernooicommissie. Openingstoernooi heeft in juni plaatsgevonden met beperkte Coronamaatregelen. Clubkampioenschappen gingen door eind augustus met mooi weer. Komend seizoen zal het openingstoernooi weer georganiseerd worden. De clubkampioenschappen zijn voor juni 2022 gepland.
Open toernooicommissie Hellas Schelleman: het Open Toernooi mocht als eerste evenement doorgaan. Wel met aangepaste regels i.v.m. Corona (korter spelen). Er waren ook minder inschrijvingen, omdat pas laat duidelijk was dat het door mocht gaan. Het Open Toernooi vindt plaats van 4 t/m 10 juli.
Kantinecommissie Frank van Overbeek: jammer dat Marja stopt. In principe wordt gekeken naar een schoonmaakbedrijf, is dat niet mogelijk dan kijken we naar andere mogelijkheden. Vorig jaar goed gegaan met commissies zodat rekening kan worden gehouden met inkoop. Voorraad wordt digitaal bijgehouden. Koen Govers gaat bijspringen komend seizoen.
Sponsorcommissie Wouter Jansen: lastig jaar. wat opzeggingen qua sponsoren. Aantal gesprekken met potentiële sponsoren. Zoals het er nu naar uitziet, hangen er overal doeken komend seizoen. Er wordt gekeken naar het materiaal van de doeken: vuilafstotend. En naar de toekomst toe eenzelfde kleur doeken. Laddercompetitie Rob Admiraal: veel ladderwedstrijden gespeeld. Twee punten: er zijn nog steeds maar 5 deelnemers voor de jeugdladder. Verzoek om damesdubbel te combineren met herendubbel. Tegelijkertijd zijn er leden die dit juist niet willen. Mick en Rob gaan nog kijken naar uitrollen van laddercompetitie via de nieuwe website.
Redactiecommissie Claudia Calvelage: Rosanne de Jong is gestopt. Patries v.d. Velde is de nieuwe aanwinst. Afgelopen seizoen was het te stil vanuit de redactiecommissie. Aantal momenten inplannen in nieuwe seizoen voor het versturen van nieuwsbrieven.
9. Samenstelling bestuur
Lonneke stopt als penningmeester. Zij wordt hartelijk bedankt voor haar werk voor de vereniging. Jan Kouwenhoven meldt zich als nieuwe penningmeester en stelt zich voor. Er wordt gestemd voor zijn benoeming. De ALV gaat akkoord met de benoeming van Jan Kouwenhoven als penningmeester. De overige bestuursleden blijven zitten. Er wordt gestemd. De ALV is akkoord.
10. Rondvraag
- Barbara: De Nieuwe Brug stopt per 1 april 2022. ·
- Maarten: als De Nieuwe Brug stopt, kunnen we daar wellicht terecht met bepaalde afspraken zodat we daar in de winter kunnen tennissen? Barbara: we nemen zeker contact op met de eventuele nieuwe uitbater van DNB. Wellicht ook overleg met Overhout. ·
- Angeline vraagt of Zwaanshoek dan een optie is. Barbara: dat is een vereniging en zij hebben waarschijnlijk geen banenverhuur.
We zouden dit wel kunnen vragen.
De ALV eindigt om 22.15 uur * * *